Zeitmanagement ist immer auch Selbstmanagement. Denn nur wenn man über ein gewisses Maß an Disziplin und Organisationsvermögen verfügt, kann man auch das Beste aus dem Tag holen. Sind die persönlichen Voraussetzungen erfüllt, fehlt eigentlich nur noch ein guter Plan. Die ALPEN-Methode gehört wohl zu den populärsten und gleichzeitig einfachsten Zeitmanagement-Konzepten. Alles was du einsetzen musst, sind ein paar Minuten deiner Zeit und schon geht es mit einem klaren Plan durch den Workload.

Die ALPEN-Methode ist ein beliebtes Konzept des Zeitmanagements. Darunter versteht man alle Maßnahmen, die den Tag bestmöglich nach Produktivität optimieren. Schöpfer der ALPEN-Methode ist der deutsche Ratgeberautor und Redner Lothar J. Seiwert, der im Anschluss an seine Promotion in Wirtschaftswissenschaften und seine langjährige Arbeit im Personal- und Bildungswesen mit dem Buch „Das 1x1 des Zeitmanagement“ von sich reden machte. Die Grundidee der ALPEN-Methode besteht darin, jeden Tag wenige Minuten seiner Zeit für die Erstellung eines schriftlichen Tagesplans aufzuwenden, um langfristig produktiver und stressfreier arbeiten zu können. Dieser Vorgang unterteilt sich in fünf Arbeitsschritte.

Der Begriff „ALPEN“ ist damit ein akronym für die fünf Arbeitsschritte, die das Konzept bei der Tagesplanung vorgeben und hat nichts mit dem Hochgebirge zu tun.

1. Aufgaben definieren
2. Länge schätzen
3. Pufferzeiten einplanen
4. Entscheidungen treffen
5. Nachkontrolle

Ziel der ALPEN-Methode ist es, mit diesen fünf einfachen Arbeitsschritten zu einem gut durchdachten Tagesplan zu kommen.

Im ersten Schritt schreibe alle zu erledigenden Arbeiten, auch kleine Angelegenheiten und einfache Routineaufgaben, ungeordnet in eine To-do-Liste.

Mit der Länge ist die Zeitdauer gemeint, die für die Erledigung einer einzelnen Aufgabe voraussichtlich nötig ist. Wichtig hierbei ist, den jeweiligen Aufwand realistisch einzuschätzen, also besser zu viel als zu wenig Zeit planen. Terminierte Aufgaben wie Meetings und Telefonate sollten samt den dazugehörigen Uhrzeiten notieren werden.

Ein besonderes Merkmal der ALPEN-Methode, das in anderen Zeitmanagement-Konzepten oft vernachlässigt oder gar vergessen wird, ist die Einplanung ausreichender Pufferzeiten. Dieser Schritt basiert auf dem Gedanken, dass Ablenkungen, Verzögerungen und Unterbrechungen während der Arbeit kaum bzw. nicht vermeidbar sind. So hat vielleicht ein Kollege eine dringende Frage, ein Meeting dauert länger als geplant oder ein Gesprächstermin wird überraschend vorgezogen. Mit zu wenig Zeit in Reserve, kommt schnell die gesamte Tagesplanung durcheinander. Daher sind Pufferzeiten der feine aber entscheidende Unterschied.

Dies ist der kritischste und zugleich schwierigste Arbeitsschritt der ALPEN-Methode. Jetzt musst du nämlich entscheiden, welche Aufgaben unbedingt erledigt werden muss, welche du an andere Mitarbeiter delegieren kannst, welche hinten angestellt werden müssen und welche du getrost streichen kannst. Es geht um das Prioritäten setzen.

Die Nachkontrolle erfolgt am Ende jedes Arbeitstages. Im Zuge der Planung für den nächsten Tag, wird eine Bilanz gezogen.

• Hast du all deine Ziele erreicht?
• Welche Aufgaben hast du nicht geschafft und warum?
• Waren die veranschlagten Zeiträume und Pufferzeiten ausreichend?

Diese Erfahrungswerte solltest du in zukünftige Planungen einfließen lassen, um dein Zeitmanagement stetig zu verbessern.